Gestionando el campus virtual escolar con Classroom

Compartimos la ponencia presentada en el Congreso Virtual de educación, innovación y TIC

Resumen

La plataforma Classroom, de Google, fue lanzada en Agosto de 2014. Un tiempo después apareció su versión en castellano. Su objetivo es simple: crear aulas virtuales, agrupando alumnos y docentes y facilitando la comunicación, la distribución de apuntes y recursos educativos, la realización de tareas y su evaluación. Como parte de la suite “Google Apps for Education”, el uso de Classroom requiere una cuenta institucional educativa. Sin embargo, sus funciones de gestión no se encuentran centralizadas ni automatizadas. Cada docente debe administrar sus cursos en forma independiente. Esto puede resultar ágil y dinámico, pero también conlleva dificultades: desactualización, sobrecarga de tareas en el docente, excesiva heterogeneidad en la implementación. Ese fue el desafío que nos propusimos: implementar Classroom en nuestra institución educativa (una escuela de nivel medio en Vicente López, Argentina), administrándola en forma centralizada. Este trabajo relata la experiencia, enumera las acciones que llevamos adelante y detalla y evalúa las decisiones adoptadas, los logros obtenidos y los aspectos a mejorar o modificar.

Palabras clave: Campus Virtual; Plataforma educativa; Google Classroom.

 

1. Introducción

La Escuela Municipal Paula A. de Sarmiento es una escuela de nivel medio, con 1000 alumnos que asisten a clase, una mitad por la mañana y la otra mitad por la tarde. En el año 2012 se implementó un sitio en Wikispaces, dentro del cual se generaron páginas para cada materia. Fue el primer acercamiento de los docentes a una plataforma que les permitiera subir apuntes y, visto con perspectiva histórica, fue muy útil en ese sentido.

En 2014 se buscó dar un paso hacia adelante. La escuela había comenzado a implementar las aplicaciones de Google para Educación, y se vio como un paso natural hacia adelante la adopción de Google Sites. La experiencia no fue buena. A pesar de que la herramienta era mucho más versátil que la anterior, la dificultad de su curva de aprendizaje para los usuarios comunes era inversamente proporcional.

Apareció en ese momento Classroom y, a mediados de 2015 decidimos migrar.

 

2. Desarrollo de la experiencia

2.1 Precondiciones

Llamamos precondiciones a aquellos requisitos previos que debe cumplir la institución para implementar Classroom. En nuestro caso ya estaban dados, pero conviene repasarlos, porque descubrimos que una buena parte del éxito de la implementación de Classroom depende de que previamente estos requisitos hayan sido también implementados exitosamente.

  • Dominio .edu: este requisito es básico pero imprescindible para el siguiente paso.
  • Aplicaciones Google para la Educación I: Se trata de un conjunto de herramientas que Google pone a disposición de los centros educativos de forma gratuita. El elemento básico es el correo corporativo de la escuela. Cada docente y cada alumno recibe una cuenta de correo personal. Esta cuenta es la que posteriormente le permitirá ingresar a Classroom. En el caso de los alumnos menores de 15 años fue necesario generar formularios para que los padres autorizaran la creación de la cuenta. Un mínimo porcentaje de alumnos, menor al 1%, no fue autorizado, no recibió cuenta de correo y no pudo ingresar a Classroom. A pesar de esto se decidió avanzar.
  • Aplicaciones Google para la Educación II: Además del correo se incluyen las herramientas para generar Documentos, Planillas de cálculo, Presentaciones, etc., y Drive, un disco virtual en línea que permite almacenarlos. Su uso es bastante intuitivo, pero requiere capacitación en alumnos y docentes. Esto fue lo que hicimos en su momento. Así, al momento de implementar Classroom la escuela ya venía usando estas aplicaciones, en forma habitual, desde hacía dos años antes.

2.2 La cuenta institucional

     Classroom está disponible para todos los usuarios que dispongan de una cuenta de correo de una institución educativa que implemente Google Apps para Educación.

Pero relevando experiencias previas, observamos que la gestión individual de clases puede resultar ágil y dinámico, pero conlleva muchas dificultades: su implementación queda librada al libre albedrío de cada docente, el docente que decide hacerlo se sobrecarga de tareas administrativas, la cantidad de aulas virtuales crece sin control, sin aperturas o cierres que estén de algún modo sincronizados con la dinámica propia de la institución, etc. Por eso, el desafío que nos propusimos fue implementar Classroom y administrarlo en forma centralizada.

El primer paso es, entonces, definir qué usuarios pueden crear clases. Nosotros generamos una cuenta genérica, campusempas@mvl.edu.ar, y sólo a ella se le permitió generar clases. Otras dos alternativas eran:

  • Permitir a cualquier docente generar clases.
  • Permitir a cualquier usuario generar clases (esto incluye alumnos)

2.3 Creación de las clases

A continuación se crearon todas las clases, utilizando la cuenta autorizada. En nuestro caso fueron casi 500 clases, un promedio de 15 materias por cada uno de los 30 cursos. En cada clase se agregó al docente responsable. El proceso se realizó manualmente, y llevó un buen tiempo, se realizó durante el mes de Octubre 2015.

Una dificultad con la que nos encontramos fue que, al tener asignadas la cuenta genérica todas las clases, demora mucho en cargar la pantalla inicial. Esta dificultad fue reportada a Google.

2.4 Capacitación de los docentes

Durante el mes de diciembre se realizó una capacitación exhaustiva sobre la plataforma destinada a los docentes. La capacitación inicial incluyó los aspectos básicos:

  • Ingreso a la plataforma
  • Aceptación de las clases asignadas
  • Procedimiento a seguir en caso de errores en la asignación de clases
  • Carga de anuncios
  • Carga de apuntes, documentos, videos y links
  • Inscripción de alumnos (pese a que se indicó que deberían hacerse cargo de esa tarea)

Se omitió intencionalmente la capacitación sobre Tareas y Preguntas. Dejamos estos temas para una segunda instancia de capacitación.

Luego del receso escolar, durante el mes de febrero, se incentivó a los docentes para que pusieran contenido en sus clases durante el receso escolar, y se crearon instancias de capacitación personalizadas para que cada docente pudiera familiarizarse con la plataforma y sus clases. A principios de marzo contábamos con un 80% de docentes capacitados y un 30% de aulas cargadas con algún material para iniciar la cursada.

2.5 Carga de alumnos en cada clase

Si bien nuestra intención original era realizar la carga de alumnos en forma centralizada, no fue posible. La tarea era enorme (15000 cargas), imposible de llevar a cabo en forma manual. Y no estábamos en condiciones de llevar adelante un proceso automatizado con éxito. Pero tampoco quisimos recargar con esa tarea a los docentes. En su lugar, generamos planillas con los códigos de cada materia para cada curso. Y fueron los mismos alumnos los que se inscribieron en cada materia.

2.6 Desarrollo de los cursos

En marzo comenzaron las actividades escolares. La inscripción se realizó casi en su totalidad durante ese primer mes. La implementación de la plataforma fue bien recibida por parte de los alumnos, y esto sin duda colaboró con el éxito final del proceso.

Luego de transcurridos los primeros meses, observamos que los mismos alumnos comenzaron a pedir el uso de la plataforma a los profesores más demorados en su implementación. En ese momento percibimos que esto era una consecuencia directa de la centralización en la administración: las aulas ya estaban creadas, el docente y los alumnos ya estaban dentro, sólo faltaba que el docente comenzara a actuar. En algún caso, los mismos alumnos fueron guiando al profesor, en un proceso beneficioso para ambos.

El mantenimiento de las aulas (altas y bajas de docentes, cambios de nombre, desdoblamientos, etc.,) fue asignado como tarea a un “administrador de campus”. En la práctica, el tiempo que debió destinar a esta tarea no excedió las 10 horas cátedra semanales.

Mayor tiempo requirió, sí, el acompañamiento de los docentes. Dudas, consultas, cuestiones puntuales, nuevos procedimientos, fueron los temas por los cuales los docentes se acercaron por mail, whatsapp o en forma presencial a los facilitadores.

2.7 Scripts de ayuda

Existe bibliografía que enseña cómo construir procedimientos para documentar y automatizar algunas funciones de la plataforma. Su existencia es un argumento más a favor de la centralización de la administración. Por ejemplo, el siguiente script genera una planilla de cálculo con los datos básicos de todas las clases:

function listClasses(){
  var my_ss = “Campus EMPAS: clases”;
  var files = DriveApp.getFilesByName(my_ss);
  var file = !files.hasNext() ? SpreadsheetApp.create(my_ss) : files.next();
  var ss = SpreadsheetApp.openById(file.getId())
  try
  {
     ss.setActiveSheet(ss.getSheetByName(my_sheet));
  } catch (e){;}
  var sheet = ss.getActiveSheet();
  sheet.clear();
  sheet.appendRow([“No.”,”ID”,”Class Owner”,”Creation Date”,”Course State”,”Course Section”,”Course Name”,”StudentCount”]);
  var startRow = 0;
  var nextPageToken = “”;
  do {
    var optionalArgs = {
      pageSize: 400,
      pageToken: nextPageToken
    };
    var courses = Classroom.Courses.list(optionalArgs);
    var nextPageToken = courses.nextPageToken;
    for ( var i= 0, len = courses.courses.length; i < len; i++) {
      var courseID =  courses.courses[i].id;
          var loop = 0;
          if(loop == 0){
            try{
              var students = Classroom.Courses.Students.list(courseID);
              studentCount = students.students.length;
            }
            catch(err){
              studentCount = 0;
            }
              loop++;
          }
      var courseName =  courses.courses[i].name;
      var courseCreation = courses.courses[i].creationTime;
      var courseUpdated = courses.courses[i].updateTime;
      var courseSection = courses.courses[i].section;
      if (courseSection == null) {
        courseSection = “”;
      }
      var courseState = courses.courses[i].courseState;
      var owner = courses.courses[i].ownerId;
        owner = “.”;
        var ou = “-“;
        ss.getSheets()[0].appendRow([startRow+1,courseID,owner,courseCreation,courseState,courseSection, courseName.toString(),studentCount]);
        startRow++;
      }
  } while (nextPageToken != undefined);
}

 

3.Conclusiones

Al finalizar el año, registramos un 80% de clases con algún tipo de actividad.

La facilidad de uso, y su necesidad, fueron los mayores beneficios que alumnos y docentes citaron al evaluar su uso.

El acceso de los alumnos fue parejo entre celular y PC, la mayoría de los docentes accedió por PC.

 

4. Referencias

 

Guillermo Varani
Escuela Municipal Paula A. de Sarmiento, Vicente López, Argentina

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